Sju powerpoint tips – för proffsigare presentationer

Powerpoint-tips för dig som insett att en powerpoint inte alls behöver vara tråkig och publiktröttande. För dig som vill lyfta dina presentationer långt över genomsnittet. För dig som vill att dina slides ska förstärka och förtydliga ditt budskap – och glädja din publik.

Här får du proffsföreläsaren Tomas Erikssons sju bästa powerpoint-tips som får din publik att förstå, minnas och hålla sig vaken.

Men först, låt oss påminnas om hur det brukar se ut:

Powerpoints som söver din publik

När du vill trötta ut så många åhörare som möjligt under dina presentationer, gör då som så många andra, följ dessa råd:

♦  Text, mycket text och bara text.

♦  Svart text mot vit bakgrund.

♦  Liten fontstorlek så får du plats med alla detaljer, även ren kuriosa.

♦  Textintensiva ”bilder” gör att kan du läsa allt direkt från ”bilden”. Din bild är ditt manus.

♦  Ju mer text på samma slide desto färre bildbyten.

Sju powerpoint-tips för en lyckad presentation

Om du nu tänker ”Okej jag fattar att en massa text i svårläst liten stilstorlek inte är det bästa” då kanske du också frågar dig: Hur ska jag tänka och göra istället?

Här kommer sju tips som kommer lyfta dina powerpointpresentationer skyhögt över genomsnittet. Det är lätt att bli ruskigt bra eftersom den genomsnittliga kvalitén på powerpointbilder är brutalt låg.

Det är lätt att bli ruskigt bra eftersom den genomsnittliga kvalitén på powerpointbilder är brutalt låg.

1. Viktigaste powerpoint-tipset: För vem?

Det absolut viktigaste powerpoint-tipset är att inse vem din powerpoint är till för. Den är till för dina deltagare. Kan tyckas självklart, men de flesta powepointbilder tas fram för att presentatören ska veta vad denne ska säga. Alltså ett manus – för presentatören.

Då blir det mycket text med liten stil. Gör istället din nästa powerpoint så deltagarvänlig du bara kan. Fråga dig:

• Hur kan mina slides hjälpa åhörarna att förstå det viktigaste i mitt budskap?
• Vilka bilder kan förstärka och komplettera det jag säger?
• Hur kan jag visa det här så enkelt som möjligt – så att det blir lätt att komma ihåg?

Proffs på powerpoint blir du när dina bilder är till för mig som sitter och lyssnar på dig. När dina slides håller mig nyfiken och vaken. När jag genom dina powerpointbilder förstår ditt budskap ännu bättre och lättare kommer ihåg det.

2. Gör hjärnan en tjänst: Max sex

Tittar du på en bild med sex bollar kan du snabbt konstatera att de är just sex. Så fort det blir sju eller fler tar det längre tid. Då behöver de flesta av oss räkna eller gruppera bollarna för att komma fram till hur många de är.

Ju fler ord, tal och bilder du har på samma powerpointbild desto mer belastar du hjärnorna i din publik. Deltagarnas ögon jagar kopplingar mellan det du säger och allt som finns på din slide. När de i den jakten missar viktiga betydelsebärande delar av det du säger är risken stor att de zoomar ut och börjar tänka på annat.

En bra grundregel: Max sex objekt (ord, tal och bilder) på en och samma powerpointbild. Gärna färre. Då blir dina slides deltagarvänliga.

Make a point, a powerpoint.

Din powerpoint är inte ditt manus. Den är din möjlighet att lyfta fram det viktigaste. Att poängtera. To make a point, a powerpoint.

3. Använd bilder

I den här artikeln använder jag slides, powerpointbilder och bilder så gott som synonymt. Men jag vill verkligen uppmana dig att använda rikligt med riktiga bilder – alltså foton, illustrationer och grafiska figurer – på dina slides. Bra bilder kompletterar och förtydligar det du vill säga utan att stjäla uppmärksamhet från dig och det du berättar. En väl vald kan bild kan säga mer än tusen ord, och framförallt säga det snabbare, gå direkt till kärnan och känslan.

Använd stora bilder. Var nyfiken och kreativ i din bildanvändning. Testa och lek dig fram: När är det bäst att låta en bild ta upp hela ytan – och när bir det tydligare och mer begripligt att ha några få ord som ackompanjerar bilden? Det vet man sällan innan man provat olika alternativ.

Visa bara bilden så länge den har ett syfte

Här kommer ett bonus-tips: Släck bilden när den gjort sitt.

Hur ofta har du inte suttit med i en presentation där bilden som visas inte har något som helst att göra med det som personen nu pratar om? Den ligger bara kvar och stör.

Gör inte det misstaget själv. Visa bara bilden så länge den har ett syfte att fylla. Du kan förbereda med helsvarta mellanbilder i presentationen eller trycka på tangenten B (black) för att släcka bilden. Tryck åter på B om du vill visa bilden igen, eller mata fram nästa bild.

4. Ett budskap per slide

Publiken vill höra dig berätta och beskriva, inte läsa en vägg av text. Träna dig i att bli bekväm med att bara visa nyckelord. Ord som summerar det du berättar om. Tänk: Ett budskap per slide. Låt texten du visar vara så kort att den känns kaxig.

Låt texten vara så kort att den känns kaxig.

Maxa stilstorleken så att bara ett eller några få ord får plats – orden du verkligen vill att deltagarna ska minnas. Stilstorleken kan inte bli för stor. Men det är väldigt lätt att lägga in alldeles för mycket information på en och samma bild.

När du har en mer komplex bild du vill visa; använd då powerpoint-funktionen Animering och låt oss som lyssnar få se din bild växa fram steg för steg. Då blir det lättare för oss att både lyssna och ta till oss bilden.

5. Bästa bakgrundsfärgen

Powerpoint är lätt att missbruka. Ett vanligt och fullt förståeligt missbruk är att använda den färdiga mallen med vit bakgrund. Men det blir så mycket bättre med mörk, gärna svart, bakgrund.

Svart bakgrundsfärg har många fördelar:

1. Du slipper konkurrera om uppmärksamheten. Dina deltagares ögon dras till det största och ljusstarkaste föremålet i rummet. Med vit powerpointbakgrund är det projektorytan på duken som stjäl deltagarnas uppmärksamhet, även när bilden inte längre har något nytt att komma med. Med svart bakgrund får du automatiskt mer fokus.
2. Det blir skönare för deltagarnas ögon när det bara är texten i förgrunden som projektorn lyser upp.
3. Du får en större yta att röra dig på där du inte riskerar att kliva in i projektorljuset.
4. Vi åhörare slipper se en vit liggande rektangel med en skarp kant där bilden tar slut. Med svart bakgrundsfärg blir det istället en snygg osynlig övergång på duken där bilden slutar.

6. Frihet med en fjärrkontroll

Har du tänkt på hur många presentatörer står fastlåsta på en samma plats under sina framföranden? Vid ståbordet och datorn. Gör dig själv fri. Fri att röra på dig och använda hela scenen eller rummet. Lösningen är att använda en presentationsfjärrkontroll. Med den slipper du vara låst vid datorn för att byta bild och bildpausa.

Välj en fjärrkontroll med en tydlig knapp för att svärta bilden, alltså samma funktion som tangentbordets B. Och använd den knappen. Släck bilden när den fullgjort sitt syfte och låt oss som lyssnar fullt ut fokusera på dig och det du berättar.

Fjärrkontrollen på bilden ovan är en klassiker, den heter Logitech R400. Av alla presentationsfjärrkontroller jag provat genom åren är den fortfarande min favorit. Ligger skönt i handen, har de funktioner jag behöver och väger endast 57 gram.

7. Gör siffror begripliga på tre sekunder

Diagram är jättebra för att synliggöra förändringar över tid och för att jämföra data. Men det är också superlätt att visa för mycket. Så lägg ner lite extra tid på att förenkla dina diagram och sifferpresentationer – så de förtydligar mer än de förbryllar.

• Renodla mängden information som du visar samtidigt.
• När du klipper in diagram från Excel är ledtexterna vanligen små. Förstora upp texterna så de blir lätta att läsa.

• Har du ändå mycket du behöver visa: Dela upp informationen på flera olika slides, eller låt informationen komma i steg, så att vi åhörare kan ta in en delmängd i taget.

Vilka av dina slides klarar tre-sekunder-testet?

Tre sekunder

Ett enkelt och effektivt test för att avgöra om dina slides är tillräckligt förenklade och renodlade är tresekundersregeln. När presentationsgurun Nancy Duarte bedömer en powerpoint-bild blir den bara godkänd om åhörarna kan ta in den på tre sekunder – för att därefter återvända med fullt lyssnande till den som ska ha uppmärksamheten: presentatören. Vilka av dina slides klarar tre-sekunder-testet?

Det handlar om respekt och omtanke

Alla dessa powerpoint-tips handlar i grunden om respekt och omtanke. Att du bryr dig om dina deltagare, deras hjärnor och deras möjlighet att på bästa sätt kunna lyssna på dig och förstå ditt budskap. När du slutar använda dina slides som ett manus för dig och istället bygger dem som presenter till dina deltagare – med utvalda nyckelord, rikligt med bilder och ett budskap i taget – då händer något magiskt: du får mer kontakt, mer närvaro och mer effekt.

Gör tre-sekunder-testet på dina egna slides redan idag. Resa bort allt som skymmer sikten så det viktigaste framträder tydligt. Och du, om det innebär att du behöver dela upp din presentation på fler slides är det ingen fara. Det är inte mängden slides som är problemet utan mängden innehåll per slide.

Behöver du och dina kolleger ett lyft i powerpoint, presentationsteknik och retorik? Boka Tomas för ett föredrag eller en workshop. Perfekt för ledningsgruppen, säljteamet, expertenheten och projektledarna.